SharePoint es una herramienta genial para la organización de documentos y datos, pero si se utiliza sin control puede acabar como las carpetas compartidas en los servidores de muchas empresas.
Tener una arquitectura de sitios adecuada en SharePoint es un requisito previo fundamental para un correcto mantenimiento de la intranet, así como para controlar su futuro crecimiento.
Diseñar la estructura óptima requiere de una planificación detallada para la cual habrá que dedicar las primeras jornadas del proyecto. Será el tiempo mejor invertido.
En estas reflexiones previas habrá que tener en cuenta, entre otros:
- Objetivos empresariales y la estructura de la organización.
- El tipo de contenido y su confidencialidad.
- Los usuarios del contenido, su comportamiento, tareas comunes y expectativas.
- Los permisos de partida, como, para mí fundamental, si un usuario puede o no crear un sitio.
- Los accesos van a ser exclusivamente internos o también externos, etc.
A la hora de diseñar esta arquitectura, un debate que se presenta es el de la utilización de colecciones de sitios, sitios o subsitios, y desde hace no mucho tiempo en Office 365 la organización a partir de sitos centrales o “hubs”.
Os adjunto este enlace a las recomendaciones de Microsoft que espero que sea aclaratorio, para mí sí lo ha sido.