Casi todos recordamos este anuncio, utilizado por Pirelli en 1994. Un eslogan genial que podemos aplicar a muchas áreas profesionales, como el caso de un sistema de gestión de cumplimiento de un estándar ISO o cualquier otro.
¿De qué nos sirve tener un sistema de gestión de calidad, medioambiente, seguridad, protección, cumplimiento penal…, si no llega al personal adecuado de la empresa?, ¿si no aporta mejoras reales?, ¿si su mantenimiento es muy engorroso y no genera más que quejas? Podemos tener el “mejor” sistema ISO, LEAN…, los mejores procedimientos…, pero, hoy en día, si detrás no hay una buena herramienta informática que gestione todo esto, puede que el sistema logre una certificación, pero será altamente ineficiente y poco eficaz para lograr objetivos como alcanzar mejoras reales, optimizar el tiempo y recursos en la búsqueda de documentos y datos o tener un mejor conocimiento del desempeño de nuestra organización. En definitiva, lograr una verdadera integración de estos sistemas en la empresa.
Por todo ello, y con la finalidad de aportar control a la potencia que nos ofrecen estos estándares, es fundamental gestionarlos a través de herramientas informáticas adecuadas.
¿Cuáles son estas herramientas?
1- En primer lugar, cualquier gestión que se pueda integrar en el ERP de la empresa debe ser la prioritaria. Por ejemplo, si disponemos de un proceso de homologación de proveedores y se puede integrar en el ERP aprovechando la base de datos e incluso marcando prioridades a la hora de seleccionar un proveedor para una compra.
El problema que nos encontramos en este punto, suele ser el alto coste de realizar modificaciones en el ERP o la barrera que nos encontramos con el departamento de IT.
2- Si no es posible, o para lo que no llegue el ERP, la mejor opción es utilizar algún tipo de solución colaborativa en la nube con acceso multidispositivo. Personalmente utilizo Microsoft 365 sobre la base e SharePoint, ya que este permite crear una Intranet colaborativa con gestión documental, bases de datos y aplicaciones, con integración de otros programas de Office 365 y Power BI para la analítica de datos, con la opción de conexión al ERP.
En todo caso se pueden utilizar otras opciones haber otras opciones como Liferay, en Open Source, Google, Notion, Alfrecso…
La ventaja de estas soluciones, normalmente combinadas, es que el usuario no sale de su entorno de trabajo, el sistema se integra con las aplicaciones que ya utiliza, normalmente el ERP de la organización y programas de Ofimática, aprovechando mucho mejor todo su potencial.
En conclusión, con una buena aplicación o conjunto de aplicaciones informáticas (en el caso de Microsoft 365) podemos obtener una mejora notable del rendimiento de nuestros sistemas ISO, UNE, TAPA, OEA, LEAN, SQAS, EEM, y un largo etc. y su integración en la empresa.