El manual de calidad es el documento del que parte el sistema, puede contener en sí todo el sistema documentado, o bien, y es lo más habitual, recoger información general de la organización y del sistema, y hacer referencia al resto de documentos y/o procesos.
Habitualmente hay dos formas de redactar un manual:
- Desarrollando punto por punto la norma ISO9001: Este sistema es bastante pesado, origina manuales demasiado extensos y con un contenido muy parecido a la norma (para esto ya está la norma). Son difíciles de digerir por parte del personal.
- Con una estructura propia, que normalmente va a consistir en incluir los elementos obligatorios, que son tres y que más adelante explicaré, y temas generales como pueden ser la política de calidad, organigrama de la empresa, presentación, etc.
Yo sin duda recomiendo la segunda (más abajo os dejo un enlace donde encontraréis un ejemplo).
La norma obliga incluir en el manual de calidad:
- La definición del alcance y justificación de cualquier exclusión (es decir de las actividades a las que se dedica la organización, cuáles son las que van a regirse por el sistema, puesto que una organización puede certificar solamente un área de su actividad. Y además describir porqué no son aplicables algunos apartados del punto 7. Si es que hay exclusiones).
- Incluir los procedimientos documentados o hacer referencia a los mismos. Con el fin de que exista una trazabilidad documental.
- Una descripción de la interacción de los procesos. Es decir como se relacionan, lo cual requiere una previa identificación de los mismos.
Por tanto un manual debe incluir una referencia a: qué hacemos y que puntos de la norma no nos afectan, qué documentos tenemos y cuáles son nuestros procesos. Aunque esto es estrictamente lo obligatorio yo siempre recomiendo incluir además otros aspectos generales que puedan dar una introducción a cualquiera que lee el manual a nuestra organización. Por ejemplo: una presentación de la empresa, la política de la empresa, el organigrama, y en mi caso suelo incluir una tabla de correspondencia con la norma.
Recordaros, por último, que el manual, y cualquier documento, debe redactarse pensando en el personal de la organización como destinatario y no en los auditores.
Os dejo un ejemplo en este enlace.
Manual de calidad.